SISTEM BASIS DATA

A.       PENDAHULUAN

Mengapa perlu adanya Basis Data??

Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpian secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk menenuhi berbagai kebutuhan. Basis data bisa dibayangkan sebagai lemari arsip dengan berbagai cara pengaturannya. Basis data dan lemari arsip memiliki prinsip kerja dan tujuan yang sama; prinsipnya yakni pengaturan data/arsip. Sehingga Basis Data perlu, karena dengan Basis Data kita dengan mudah dan cepat dapat mengakses serta mengambil kembali data yang ada di dalam  kemudahan dan kecepatan arsip data. Prinsip Kerja basis data adalah pengaturan data.

Basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Untuk mencapai tujuan, syarat sebuah basis data yang baik adalah sebagai berikut :

1)      Tujuan adanya redundansi dan inkonsistensi data

Redudansi terjadi jika suatu informasi disimpan di beberapa tempat. Misalnya, ada data mahasiswa yang memuat NIM, nama, alamat, dan atribut lainnya, sementara kita punya data lain tentang data KHS mahasiswa yang isinya yang terdapat NIM, nama, mata kuliah, dan nilai.

2)      Kesulitan Pengaksesan Data

Basis data memiliki fasilitas untuk melakuakan pencarian informasi dengan menggunakan Query taupun dari tool untik melihat tabelnya. Dengan fasilitas ini. Kita bias secara langsung melihat data dari software DBMS-nya. Selain itu, baiss data bias dihubungkan dengan program aplikasi sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses informasi. Misalnya program aplikasi untuk kasir yang terhubung dengan basis data . pengguna cukup mengguna fasilitas pencarian ataupun laporan. Yang tersedia pada program aplikasi untuk mendapatkan informasi stok, laporan penjualan, dan lain-lain. Dalam basis data, informasi yang diperolah dari kumpulan data bisa berupa keseluruhan data, sebagai data, data denga filter tertentu, data yang terurut, ataupun data summary.

Sebagai contoh sederhana ketika kita ingin mencatat data alamat dan telepon dari kolega kita. Sebagai orang akan menggunakan buku alamat. Metode pencatat dilakukan dilakukan dengan menuliskan data setelah catatan terakhir. Ketika kita menginginkan informasi alamat seseorang kita akan mencari karena informasi yang tersaji tidak terurut. Ada juga orang mencatat dengan mengelompokan nama berdasarkan abjad. Hal ini akan lebih mempermudah pencarian karena kita tidak perlu membaca keseluruhan data, tetapi cukup dalam satu kelompok saja. Tapi masalah baru muncul ketika jumlah data untuk sekelompokan data abjad teretentu telalu banyak sedangkan kelompok abjad yang lain masih terlalu sedikit. Dalam metode ini, ada banyak ruang tidak terpakai jika memberikan ruang yang sama untuk setiap kelompok. Dalam hal pencarian, kesulitan akan kita temui ketika informasi yang kita ingin cari dengan kata kunci sebagagian namanya. Misalnya kita akan mencari alamat Anto, sementara yang tercatat dalam buku catatan adalah Mardianto. Tentu saja kita tidak akan dapat menemukannya dalam kelompok data dengan huruf depan A. selain itu, tidak selamanya kata kunci yang diketahui adalah dari nama, tetapi bisa saja yang diketahui adalah nomer teleponnya, sedangkan yang ingin kita cari adalah alamat dan namanya. Hal ini merupakan masalah baru dari pencatatan data dengan buku. Basis data bisa memberikan solusi terhadap permasalahan-permasalahan tersebut diatas.

3)      Multiple User

Basis data memungkinkan pengguna data bersama-sama oleh banyak pengguna pada saat yang bersamaan atau pada saat yang berbeda. Dengan meletakkan basis data pada bagian server yang bisa diakses kesemua pengguna dari banyak klient, kita sudah menyediakan akses kesemua pengguna dari computer klient ke sumber informasi yaitu basis data. Tentu saja pengaksesan oleh pengguna-pengguna ini disesuaikan dengan hak aksesnya. Misalnya sebuah perguruan tinggi memiliki data tentang mahasiswa, pembayaran, dan lain-lain yang diletakan dalam sebuah basis data. Bagian Akademi akan bisa mengakses data-data akademi mahasiswa, Bagian Keuangan akan diijinkan mengakses data pembayaran mahasiswa, sementara mahasiswa hanya bisa melihat status akademi/keuangan yang berhubungan dengan dirinya saja. Hal ini sangat dimungkinkan dengan penyimpanan data dalam basis data.

             Selain tujuannya, ada juga banyak memanfaat yang dapat kira peroleh dengan

        menggunakan basis data. Manfaat basis data diantaranya adalah:

1)       Kecepatan dan kemudahan (speed)

Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan metematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

2)       Kebersamaan pemakai

Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user san banyak aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu dilakukan pencatatan dimasing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama. Misalnya data mahasiswa dalam suatu perguruan tinggi, dibutuhkan oleh banyak bagian, diantaranya: bagian akademik, bagian keuangan, bagian kemahasiswaan, dan perpustakaan. Tidak harus semua bagian ini memiliki catatan dan semua bagian bisa mengakses data tersebut sesuai dengan keperluannya.

3)       Pemusatan control data

karena cukup dengan satu basis data unutk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu tempat saja. Jika ada perubahan data alamat mahasiswa misalnya, maka tidak perlu kita meng-update semua data dimasing-masing bagian tetapi cukup hanya disatu basis data.

4)       Efesiensi ruang penyimpanan (space)

Dengan pemakain bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan diberbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan data yang dimilikioleh sebuah organisasi. Dengan teknik perancangan basis data yang benar, kita akan menyederhanakan penyimpanan sehingga tidak semua data harus disimpan.

5)       Keakuratan (Accuracy)

Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.

6)       Ketersediaan (availability)

Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar.

7)       Keamanan (Security)

Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan pengguna dan posisinya. Basis data bisa diberikan passwordnya untuk membatasi orang yang mengaksesnya.

8)       Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru

Pengguna basis data merupakan bagian dari perkembangan teknologi. Dengan adanya basis data pembuatan aplikasi bisa memanfaatkan kemampuan dari DBMS, sehingga pembuatan aplikasi tidak perlu mengurusi penyimpanan data, tetapi cukup mengatur interface untuk pengguna.

9)       Pemakain secara langsung

Basis data memiliki fasilitas untuk melihat datanya secara langsung dengan tool yang disediakan oleh DBMS. Untuk melihat data, langsung ke table ataupun menggunakan query. Biasanya yang menggunakan fasilitas ini adalah user yang sudah ahli, atau database administrator.

10)    Kebebasan data (Data Independence)

Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan isi/struktur data. Maka dengan basis data, perubahan ini hanya perlu dilakukan pada level DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.

11)    User view

Basis data penyediaan pandangan yang berbeda-beda untuk tiap-tiap pengguna. Misalnya kita memiliki data-data dari perusahaan yang bergerak dibidang retail. Data yang ada berupa data barang, penjualan, dan pembelian. Ada beberapa jenis pengguna yang memerlukan informasi terkait dengan data perusahaan tresebut. Mereka adalah pelanggan, kasir, bagian gudang, bagian akutansi dan manajer. Tidak semua data boleh diakses oleh semua pengguna. Misalnya kasir dia hanya boleh berhak melihat informasi nama barang dan harga jualnya. Sementara itu dia berhak untuk memasukan data penjualan . berbeda dengan pelanggan yang hanya melihat data keberadaan barang dan harga jual tetapi tidak berhak memasukan atau merubah data. Sementara itu bagian akutansi berhak melihat keuntungan dari tiap-tiap barang untuk menganalisa data akutansinya.Basis data mampu memberikan layanan organisasi seperti ini.

B.        LANDASAN TEORI.

Data merupakan fakta, gambar, atau suara yang mungkin atau tidak berhubungan atau berguna bagi tugas tertentu (Steven Alter, 2002).           Menurut McLeod (2006), data terdiri dari fakta – fakta dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.

Informasi adalah data yang sudah diproses atau data yang memiliki arti (McLeod, 2006).

Disini kita dapat melihat bahwa data merupakan suatu bentuk terangan-keterangan yang belum diolah sehingga belum begitu berarti bagi sebagian pemakai. Sedangkan informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga memiliki arti.

Basis data adalah suatu koleksi terintegrasi dimana secara logika berhubungan dengan record dari file (James A. O’Brien, 2008). Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disampin secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan (Fatansyah, 2004).

Jadi Basis data adalah tempat penyimpanan data yang saling berhubungan secara logika, sehingg bisa digunakan untuk mendapat suatu informasi yang diperlukan oleh organisasi atau perusahaan. Sedangkan data yang diperoleh suatu organisasi atau perusahaan umumnya didapat dari kegiatan operasional sehari-hari atau hasil dari transaksi.

  

C.        METODE PENGUMPULAN DATA.

  

    ü   WAWANCARA

                  a)      Wawancara telah diakui sebagai teknik pengumpulan data atau informasi yang penting dan

                         banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi.

            b)      Wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan

                  menggunakan format tanya jawab yang terencana.

            c)       Wawancara memungkinkan analis sistem mendengar tujuan-tujuan, perasaan, pendapat dan

                  prosedur-prosedur informal dalam wawancara dengan para pembuat keputusan organisasional.

           d)      Analis sistem menggunakan wawancara untuk mengembangkan hubungan mereka dengan klien,

                 mengobservasi tempat kerja, serta untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan

                 kelengkapan informasi. Meskipun e-mail dapat digunakan untuk menyiapkan orang yang 

                diwawancarai dengan memberi pertanyaanpertanyaan yang berkaitan dengan temuan, namun akan 

                 lebih baik bila wawancara dijalankan secara personal bukan elektronis.

Lima langkah persiapan wawancara :

v  Membaca materi latar belakang.

Bacalah informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasinya sebanyak mungkin. Materi ini dapat diperoleh dari orang yang bisa Anda hubungi segera untuk menanyakan tentang Website perusahaan. Laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan, atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan tentang organisasi kepada publik.

v  Menetapkan tujuan wawancara.

Gunakan informasi latar belakang yang Anda kumpulan serta pengalaman Anda untuk menetapkan tujuan-tujuan wawancara. Setidaknya ada empat sampai enam area utama yang berkaitan dengan sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin Anda tanayakan.  Area tersebut meliputi sumber-sumber informasi, format informasi, frekuensi pebuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya pembuat keputusan.

v  Memutuskan siapa yang diwawancarai.

Saat memutusakan SIAPA saja yang diwawancarai, sertakan pula orang-orang terpenting dari semua tingkatan yang untuk hal-hal tertentu bisa dipengaruhi sistem.

v  Menyiapkan orang yang diwawancarai.

Siapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon mereka atau menulis pesan e-mail sehingga memungkinkan orang-orang yang akan diwawancarai mempunyai waktu untuk berpikir. Aturlah waktu untuk menelpon dan membuat janji pertemuan. Biasanya, wawancara dijalankan selama 45 menit atau paling lama 1 jam.

v  Menentukan jenis dan struktur pertanyaan.

Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup area-area dasar dalam pembuatan keputusan saat Anda menegaskan tujuan-tujuan wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara.

  

 Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara :

a.       Pertanyaan Terbuka (Open – Ended).

Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk  merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons. Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.

b.      Pertanyaan Tertutup (Close – Ended).

Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri. Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan. Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.

ü  OBSERVASI

Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandanganpandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya. Untuk mengamati perilaku para pembuat keputusan, penganalisis sistem juga harus mengamati lingkungan di sekitar mereka. Beberapa unsur konkret di lingkungan pembuat keputusan bisa diamati dan diterjemahkan. Unsur-unsur ini meliputi :

1.       Lokasi kantor

2.       Penempatan meja pembuat keputusan

3.       Alat tulis kantor

4.       Properti seperti komputer dan kalkulator

5.       Jurnal dagang dan koran

6.       Pencahayaan dan warna

7.       Cara berpakaian oleh pembuat keputusan

Kelebihan teknik observasi :

1.        Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.

2.    Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan. Pekerjaan pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, penganalisis dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak tepat yang telah digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.

3.    Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik perlatan, penerangan, gangguan suara, dsb.

Kekurangan teknik observasi :

1.     Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya.

2.  Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitas pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan.

3.        Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.

4.    Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.

ü  DAFTAR PERTANYAAN (KUESIONER)

-           Suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan penganalisis untuk mengumpulkan data mengenai sikap, keyakinan, perilaku dan karakteristik dari orang-orang utama di dalam organisasi serta pendapat dari responden yang dipilih.

-       Kuesioner sangat bermanfaat jika orang-orang di dalam organisasi terpisah saling berjauhan, yakni orang-orang yang terlibat proyek sistem, sehingga tinjauan secara keseluruhan diperlukan sebelum merekomendasikan alternatif lainnya

Kelebihan teknik kuesioner :

1.        Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.

2.      Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner dengan memilih waktunya  sendiri yang paling luang.

3.        Kuesioner secara relatip lebih efisien untuk sumber data yang banyak.

4.        Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.

Kekurangan teknik kuesioner :

1.         Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati.

2.   Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.

3.       Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan, lain halnya dengan obeservasi yang dapat sekaligus mengumpulkan sampel

4.        Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.

ü  PENGAMBILAN SAMPLE

-         Pengambilan sampel (sampling) adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya.

-     Sebagian item yang dipilih disebut sampel-sampel (samples). Sedang seluruh item yang ada disebut populasi (population).

Cara pengambilan sampel :

1.     Pengambilan sampel secara keputusan (judgemental sampling) : adalah penentuan sampel dan pemilihan masing-masing item sampelnya diambil dengan dasar keputusan yang masuk akal menurut si pengambil sampel. Di judgemental sampling, pengetahuan atau opini dan pengalaman si pengambil sampel digunakan untuk menentukan item-item sampel yang akan dipilih dari populasi.

2.   Pengambilan sampel secara statistik (statistical sampling) : pengambilan sampel didasarkan secara random, sehingga semua itemitem di populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk terpilih sebagai sampel. Karena di pengambilan sampel secara statistik, item-item sampel dipilih secara random, maka disebut juga pengambilan sampel secara random (random sampling) dan karena semua item-item di populasi mempunyai kesempatan (probabilitas) yang sama untuk terpilih menjadi item sampel, maka disebut juga dengan pengambilan sampel secara probabilitas (probability sampling).

 D.       ELEMEN SISTIM BASIS DATA.

    Sistim database mempunyai beberapa elemen penting  yaitu : database sebagai inti sistim database, perangkat lunak untuk mengelola database, perangkat keras sebagai pendukung operasi pengolahan data, serta manusia yang mempunyai peran penting dalam sistim tersebut. Elemen sistim database dan sub elemen disajikan pada Tabel 4.1 berikut ini.

Tabel 4.1  Elemen dan sub elemen sistim database

No	Elemen Sistim Database	Sub Elemen Sistim Database
1	Database	Elemen utama terdiri atas data
2	Software (perangkat lunak)	Terdiri dua macam : Database Management System, DBMS dan Database Application Software, DBAS.
3	Hardware (perangkat keras)	Sub elemen utama : 1) Central Processing Unit, CPU terdiri atas : aritmetic& logic unit, ALU; Main Memory, MU; Control Unit, CU dan 2) Storage Unit, SU
4	Brainware (manusia)	Manusia merupakan elemen penting dalam Sistem Basis Data

E.       DAFTAR PUSTAKA.

[Steven Alter 2002]        Steven Alter, 2002. Information Systems: Foundation of E-Business (4th Edition).  Penerbit Amazon Student. USA

[McLeod,2006]                 Dennis McLeod,2006. Subspace Clustering of Microarray Data Based on Domain Transformation. page 14-28. Penerbit Doubleday. New York City.

[O'Brien,2002]                  James A. O'Brien, 2008. Management Information Systems. Penerbit  George Marakas. Texas

[Fathansyah,2004]          Fathansyah, 2004. Komputer – Data Base. Penerbit Informatika. Bandung.